Un testo molto importante per la comunicazione aziendale e per gli uffici stampa di enti, organizzazioni, attività professionali ecc…è il comunicato stampa.
Il comunicato stampa serve per comunicare in modo ufficiale con le principali agenzie di stampa nazionale e internazionale, o con media di altra natura come: televisioni, radio, blog, testate giornalistiche online.
Attraverso un comunicato stampa è possibile comunicare in modo ufficiale un avvenimento, una novità, una denuncia, i risultati di una ricerca, la creazione di un nuovo prodotto, un evento ecc…
La cosa più importante quando si invia il proprio “press release” è sicuramente: scrivere un buon comunicato stampa. Ma come scrivere un comunicato stampa che permetta di comunicare attentamente con il mondo dei media e della comunicazione? Scopriamolo nel dettaglio!
Come creare la giusta struttura per un comunicato stampa
Quando ci si accinge a scrivere un comunicato stampa è essenziale comprendere come questo presenti una struttura completamente differente rispetto a quella di un tradizionale articolo di giornale o per il web.
Di solito, il comunicato stampa prevede l’uso della cosiddetta piramide rovesciata. Questa tecnica prevede che la notizia oggetto del comunicato sia la prima cosa che informa chi lo sta leggendo.
Dunque, si deve partire dalla notizia principale come ad esempio: “In arrivo il 26 giugno il nuovo prodotto X dell’azienda Y!”.
Una volta aver dato la notizia principale, che dev’essere contenuta all’interno del titolo e del testo iniziale del comunicato, è possibile scendere man mano nei dettagli.
Questa struttura permette di far capire al lettore che è una comunicazione importante e ufficiale e aiuta anche a portarlo man mano dentro il testo.
Quando si scrive un comunicato stampa sarebbe sempre bene tenere a mente la famosa struttura delle 5 W, ossia delle Wh Questions. (What, When, Who, Why, Where). Queste ti aiutano a creare un testo completo e che risponda a tutte le esigenze del lettore e alle domande: Cosa, Quando, Chi, Perché e Dove.
Nel dettaglio bisognerebbe creare un comunicato stampa identificato: l’emittente (azienda, istituzione, organizzazione, sindacato ecc…); l’oggetto (argomento principale della comunicazione); data (quando avviene o è avvenuto ciò che è scritto nel testo); luogo (dove avviene l’evento, di dov’è l’azienda ecc…); “perché” (il motivo per il quale è importante ciò che è narrato nel comunicato).
Ora che abbiamo visto come strutturare un comunicato stampa, vediamo nel dettaglio come scriverlo al meglio!
Come scrivere un comunicato stampa: guida passo dopo passo
Dopo aver studiato la struttura del comunicato, dobbiamo procedere a determinare come scrivere il testo nel migliore dei modi.
Per scrivere un buon comunicato stampa bisognerà studiare attentamente ogni parte del testo al fine di consegnare una comunicazione perfetta ai media che poi lo diffonderanno ai loro lettori.
Studiare il target di riferimento
Come in ogni strategia di comunicazione aziendale è essenziale anche studiare il target di riferimento.
Non è possibile, infatti, comunicare al meglio se non si è in grado di utilizzare le parole, le frasi ed espressioni che possano essere comprese dai propri utenti in target o che comunque attraggano la loro attenzione.
Quindi per scrivere un comunicato stampa parti sempre da: chi è l’azienda, chi lo ha commissionato e a quali clienti vuole fare riferimento? Iniziando da quest’analisi sarà molto più semplice strutturare il resto del testo.
Un titolo accattivante
Il titolo o headline è importantissima per un comunicato stampa che sia in grado di attrarre l’attenzione dei lettori ma non solo!
Infatti, la tua headline dev’essere anche in grado di attirare immediatamente il giornalista o la testata giornalistica che lo riceve. Devi sapere che all’interno delle redazioni ogni giorno arrivano anche centinaia di comunicati stampa. E come è possibile far notare il proprio?
Semplice: scrivendo un titolo accattivante e che spieghi il contenuto del Comunicato Stampa. Non solo, se si pensa a un comunicato stampa anche per le testate giornalistiche online, bisogna creare un titolo che non sia solo accattivante ma che si presenti anche idoneo alla pubblicazione sul web e alle principali regole SEO. Non scrivere mai il titolo frettolosamente, ma riflettici bene! Il 90% del successo del tuo comunicato stampa è dato proprio dalla sua headline.
Sommario
Il sommario o sottotitolo del Comunicato Stampa deve illustrare il contenuto del corpo del testa. Queste frasi hanno una funzione esplicativa e servono a fornire qualche informazione al lettore prima che proceda con la lettura di tutto il contenuto.
L’attacco
Importante quanto il titolo e il sommario è decisamente l’attacco del comunicato stampa. Quando scrivi un comunicato devi pensare come l’attacco sia quella porzione di testo che permette al lettore di scegliere se proseguire o meno la lettura. Quindi quando inizi a scrivere il testo devi essere focalizzato a rendere subito accattivante le prime frasi al fine di agganciare l’attenzione del lettore e al contempo informarlo.
Il corpo centrale
Il corpo centrale del comunicato stampa non dev’essere complesso, noioso, lungo né girare intorno all’argomento senza però dire niente di utile.
Soprattutto nei comunicati la parola chiave è scrivere il tutto nel giusto numero contenuto e righe.
Se sai che il comunicato ha bisogno di 5 o 6 righe di testo per esprimere tutti i concetti o la notizia che si vuole dare, allora non dovrai scriverne di più solo per “allungare il brodo”.
Quando si tratta di comunicati che vanno inviati a giornali e media, è molto importante essere sintetici e informativi.
All’interno del corpo del testo dovresti:
- Inserire i dettagli più rilevanti della notizia
- Focalizzare l’attenzione del lettore su ciò che vuoi comunicargli realmente
- Scrivere tutte le informazioni necessarie a rendere il comunicato efficace
- Inserire eventuali: dati, citazioni, dichiarazioni di persone importanti per l’azienda, associazione, ecc…
Il pezzo dev’essere dunque coinciso e informativo, e naturalmente rispettare appieno quello che si è scritto all’interno del titolo e del sommario.
La chiusura
Una volta scritto il corpo del testo non ti resta che concluderlo in modo tale da ottenere il risultato sperato con il tuo comunicato.
In base al tipo di comunicato stampa che sia aziendale, istituzionale ecc…la chiusura potrà essere pensata come un invito all’azione, alla condivisione o comunque alla realizzazione dell’obiettivo che si aveva in mente con questa comunicazione.
La revisione del Comunicato Stampa
Infine, ma non per importanza, bisogna assolutamente fare in modo di rivedere attentamente il contenuto del Comunicato Stampa.
Infatti, non bisogna mai lasciare al suo interno errori grammaticali, errori di sintassi o peggio sbagli sul nome dell’azienda, dell’istituzione o nell’inserimento dei contatti o dell’e-mail, ecc…Insomma, prima di inviarlo rileggilo tre o quattro volte.
Quando sarai convinto che non ci saranno errori potrai iniziarlo a inviare alle redazioni e testate giornalistiche.
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